效率提高宝典：在 Trello 平台上，使用马克 · 安德森个人效率系统...

编者按：TRELLO是个非常强大的工具，每个设计师都应该将其充分应用。作者借鉴了Marc Andreessen的个人效率系统，利用Trello作为载体，提高了自己的生产力。本文作者Bryan Ye，原文标题Implement the Marc Andreessen Productivity System in Trello。

不知道你是否像我一样，一直想找一个适合自己的to-do list（待办事项列表）系统。
我试着制定严格的日程表，并努力坚持，但是我发现这种精确严密的日程是有局限性的。我也试着不做任何计划，但完全缺乏组织性让我欠缺对工作的动力和责任感。最后，我尝遍了所有常用的to-do list app，比如Wunderlist和Todoist，他们确实不错，但没有那么好。
直到我看到Marc Andreessen的这篇文章，我才意识到自己失误在哪里。Marc Andreessen是万维网刚刚兴起时的中心人物，Andreessen Horowitz风投公司的联合创始人，也是一位亿万富翁。在这篇文章里，他详细描述了一个个人效率系统，这个系统没有时间表，只有三个清单。这让他（如果你使用这个系统，那么也包括你）能够在任何时候都专注于最重要、最有趣的工作。
但是呢，他的系统对我来说也不完美。首先，他跟踪自己的任务用的是纸质索引卡，而我是一个彻彻底底的数字居民，完全不用纸，我感觉好多人对纸都比较拒绝吧。
幸运的是，我用免费的工具——Trello改造了Marc Andreessen的个人效率系统，把纸张变成数字版本，这对我来说效果显著，我希望这对你们来说也有效。
一、走进Trello的免费高效世界
你可以用Trello创建看板、列表和任务卡。通常情况下，这个工具更多用于团队协作，但它的功能极其强大，你完全可以把它作为个人生产力工具。Trello基于“看板（Board）”实现各项功能，看板是一种利用白板+便利贴即可实现项目管理的强大工具。
我用别的to-do list app时遇到的问题是：这些app让我一次只能关注一个列表。Trello的神奇之处在于，你可以在看板上完整地看到你的所有列表。所有的任务列表出现在你面前时，它的效果大于部分——你的列表变成了个人效率系统的一部分。
这可能不太好理解，为了你更好地使用这个指南，我先给你展示看板，你可以轻松地创建看板，然后我再讲指南的各种细节。下图是一个Trello看板的例子：

在Trello中，你可以新建看板、列表和任务卡。

• Board（看板）——你可以把它看作是“列表的列表”，但通常它是你所有工作所处的空间，上图就是看板。
• List（列表）——这个功能和其他to-do list一样，列表由一组按某种顺序排列的任务卡组成。上图中，有“Done（已完成）”、“Today（今日任务）”、“Todo（当前任务）”、“Watch（留意任务）”和“Later（推迟任务）”这几个列表。
• Card（任务卡）——组成列表的条目，是工作中的每一项任务。上图中，“Task I’ve finished today（今天已经完成的任务）”就是一张任务卡。在Trello中，你可以轻松地把任务卡移动到其他列表中，或者在列表内部拖放实现重新排序，它们存储着每一项任务的所有信息。
  

接下来我详细讲述如何搭建自己的个人效率系统。
1、注册Trello
在Trello官网上注册，你可以在网页、桌面和手机三端使用Trello。但我比较推荐先在网页上注册、设置好你的Trello，再在桌面和手机端使用。
我通常在手机上查看今日任务，这样做不好的一点是，竖屏模式下，一屏只能看到Trello的一个列表，要查看其他列表就必须滑动（或者缩放屏幕，但一屏也只能看到两个列表）。所以一般情况下，我总是先在网页/桌面端完成日常规划，这样一来，我就可以很容易地看到整个看板的情况。
2、创建你的看板
注册完成后，Trello会打开一个默认看板，如下图所示（如果你曾经用过Trello，那你可以创建一个新的看板，打开后也是默认的）。你可以给这个看板命名，尽量选择能够提醒看板内容的名字。

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如果你新建一个看板后没有这些列表，也不用担心，反正我们也要把这些默认的列表全部删掉——点选列表右上角的三个点（手机端是个向下的小箭头），选择“Archive This List（归档列表）”将这些列表归档——然后你会得到一个下图所示的空白看板。

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现在你可以在这张空白的看板上作画啦。因为Trello的可玩性非常高，你可以随意省略、跳过、重复我所说的任何步骤——只要你觉得这样更适合你自己。
二、创建你最重要的三个列表
Marc Andreessen的个人效率系统是一个极简主义的系统，只有三个核心任务清单：

• To-do list（当前任务列表）——包含所有需要优先完成的“must do（必须完成）”任务。
• Watch list（留意任务列表）——包括所有现在需要做，但因为各种原因没法完成的任务，你需要密切关注。
• Later list（推迟任务列表）——你想做，但优先级不高的任务，可以推迟。
  

这些列表的目的是帮助你分清轻重缓急，把重点放在重要的事情上。这样，你就会知道To-do列表中的所有任务都是你现在就要做的事情，你需要关注Watch列表中的所有任务，而Later列表则是你有空的时候可以做的事情。
1、新建这三个列表
选择“+Add another list（添加列表）”，输入每个列表的名字。

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这三个列表就可以记录我的任务了。当某个任务的优先级变高，我就把它向左边移动，比如，Watch列表中的某个任务变得非常紧急，我只需将它向左移到To-do列表。
2、创建任务卡
点击“Add a card（添加卡片）”，输入任务名称，敲回车键就好了。如果你不确定任务卡应该放在哪个列表里，也别担心，你可以很轻易地在列表之间移动每一个任务卡。
任务卡是Trello的核心，你可以给每张卡片添加描述、评论、附件、清单，还可以设置到期日。
三、最高效的工作流程
每天晚上，Marc Andreessen会从这三个列表中选出优先级最高的、第二天要做的3-5项任务写在索引卡上。
我为了将这个流程数字化，就又新建了两个列表：

• Today list（今日任务列表）——包括今天我必须要完成的所有任务。
• Done list（已完成列表）——包括我今天已经完成的所有任务。
  

创建好这两个新列表之后，拖动它们至下图所示的顺序。

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现在就可以开始整个工作了。我会在前一天晚上把3-5个任务卡移到“Today”，工作开始后，每当我完成一项任务，我就把它挪到“Done”；每当出现一项新任务，我就在“Todo”中新建任务。
快下班了，我会快速回顾一下所有的任务，确保所有已经完成的任务都被移动到“Done”列表中，然后我点击该列表右上角的三个点，在弹出的菜单中选择“Archive All Cards In This List（归档这个列表中的所有卡片）”。当然，归档不是删除，你之后可以查看自己归档的所有任务卡。
在一天结束时做这件事，实际上能够激励我完成任务。自从我习惯这整个工作流程之后，我注意到，当我没有完成白天需要完成的3到5件事时，我会感到内疚。
我还把那些需要等待进一步消息的未完成卡片移到“Waiting”列表中。如果我决定无限期地推迟一项任务，我会把它移动到“Later”列表。
然后，我为第二天的任务做好准备，我会确保自己把必须要做的任务移动到“Today”列表内。接着，我会快速浏览“Waiting”和“Later”，确保没有需要变更优先级的任务。
但那些不在看板中的任务我该怎么应对呢？
1、反任务清单
Andreessen喜欢把这个方法叫做“Anti-to do list（反任务清单）”，我不是很喜欢这个名字，但它所蕴含的想法超级厉害。反任务清单指你不会把它写到三个核心列表中，但又非常有用的日常任务。
我会在完成某个非常有用的任务后（比如去健身房、打扫房间、甚至是倒垃圾等），在“Done”列表中新建一张任务卡，我认为这是对自己的一种奖励——看着自己的“Done”列表又多了一张卡片的感觉真是太爽了！
同时，这个方法还可以帮你养成使用Trello的习惯（应该有很多人因为没法坚持使用某个app然后就没有然后了吧……）。
这是最基本的工作流程，除此之外，任务卡中还有非常多的功能值得你探索。
四、使用清单跟踪任务细节
任务卡最强大的功能之一是清单。你可以给一个任务卡设置多个细节步骤：点击任务卡，在右侧找到“Checklist（清单）”。

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点击“Checklist”会出现两个选择，你可以创建一个新的清单，并为它命名，也可以复制之前在其他任务卡中创建过的清单（Copy Items From…/从...复制子项...）。
复制清单对工作来说简直是太棒了，免去了重复输入清单内容的繁琐。下图是Better Humans的同好给我分享的清单。

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当然你可以创建一个一次性的清单。有了清单，你就可以记下任务中所有容易忘记的细节，同时把注意力集中到下一步需要做的事情上。
并不是所有任务卡都需要清单，但清单对于跟踪任务细节来说非常有用。
五、自动为重复的任务创建任务卡
工作中的重复任务总不会少，总是重复新建任务卡总让人烦恼，比如你可能每天都要冥想，每周都要写一篇公号文章……
幸运的是，Trello有Power-Ups，可以帮你添加相应的扩展程序。Power-Ups提供非常多重复新建任务卡的扩展程序，我用的是最简单的一款：Card Repeater（任务卡重复器）。
你可以点击上面的超链接进入Power-Ups，也可以在看板内点击右上角More Menu（显示菜单）进入Power-Ups。找到“Card Repeater”，点击绿色的“Add（添加）”按钮添加扩展程序。
注意，普通用户只可以添加一个扩展，如果需要更多扩展，则要付费升级（看板内每位用户9.99美元/月）。扩展可被删除（点击Show Menu，在Power-Ups下点击Card Repeater，选择Disable即可）。

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要重复一张任务卡，只需要点击卡片，然后在右侧找到POWER_UPS，点击Repeat（复制），设置你希望的重复频率。

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Card Repeater的特殊之处在于它还会复制任务卡内的清单。如果你的任务卡附带了清单，你将其设置为重复，那么新卡片将创建相同的且未被勾选的清单。
例如，如果你每周都要买一些杂货，而你又厌倦了每次都列同样的清单，那就在一张任务卡上列一张清单，然后将其设置成为每周重复一次。
这是我最喜欢的扩展功能，因为它用起来足够简单，功能足够多样。每当我发现自己多次重复一项任务时，我总是问自己能否为它制作一张重复任务卡。我建议你也这么做。
六、个性化你的看板
现在，你已经按照以上步骤创建了自己的看板，它的功能实际上是完整的。你可以继续保持这个最简单的看板状态，但就我个人而言，我喜欢我在其他app中见过的漂亮配色和活泼的设计。“功能性”的一部分就是吸引你使用它，个性化你的看板会让它对你更有吸引力。
很幸运，Trello提供了个性化外观的功能。
1、改变你的看板背景
点击看板右上角的Show Menu，选择Change Background（更改背景）。你可以将背景改成照片或纯色背景。如果你是极简主义者，你可能不希望改变默认的蓝色背景，因为这和Trello图标很搭。如果你是一个自然爱好者，你可能想要每天都看着你最喜欢的风景。就我个人而言，我使用色彩鲜艳的图片吸引自己使用看板。
从直觉上说，色彩鲜艳的东西对我们有吸引力——这是几代营销人员在品牌推广中一直在使用的理论。把这个理论用起来，选择一个让你乐于使用该app的背景。

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2、在列表中添加emoji
使用emoji为你的列表添加隐喻，这样你的潜意识就能更好地理解每个列表的用途。我通常在列表的开头添加表情符号。要在Mac电脑上使用表情符号，你可以输入Control+Command+空格，或者进入这个网站，从网站里复制粘贴。
以下是我的列表名称和解释：

• Done——绿色对勾emoji表示已完成
• Today——因为太阳是我们每天第一眼看到的东西
• Todo——使用笔记本emoji，因为这是优先级较高的任务
• Watch——使用眼睛emoji因为我们要留意这些任务
• Later——使用盒子emoji，因为我们把任务储存起来备用
  

我希望我选择的表情符号对你有意义。欢迎你选择自己的emoji或者复制我的emoji。
这是最终（又一次最终）的看板：

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七、最大化Trello功能的额外提示
Trello是一个强大的工具，有大量功能，而大多数人（包括我）都不会完全探索这些功能。然而，我发现有几件事对更大化利用Trello是有帮助的。
1、其他的Power-Ups
Card Repeater是一个非常棒的扩展程序，除此之外，还有许多扩展程序，我个人甚至还没有开始探索。
我个人感觉应该不错的几个Power-Ups：

• Google Drive和Dropbox——允许你访问任何文件及内容，并将它们添加到任务卡的附件内。
• Evernote——允许你创建、搜索和给任务卡添加备注。
• 日历——在日历上显示你的任务卡，可视化任务的到期日。
  

如果你有喜欢的、常用的应用程序，那你一定要在Trello的Power-Ups中搜索它，你很有可能就会在这两个应用程序之间找到一些交叉功能。
2、从电子邮件创建任务卡
你可以通过转发一封电子邮件来创建任务卡。选择Show Menu，单击More（更多），然后点击Email-to-board Settings（邮件到看板设置）。在这里，你可以看到Trello已经为你生成了一个邮件地址，这就是你通过电子邮件添加卡片的收件人，你可以生成一个新的邮件地址，但不支持自定义。你需要更改“Your emailed cards appear in…（你通过电子邮件生成的卡片出现在…）”的两个选项：List（列表）和Position（位置），这关乎新任务卡出现在哪个列表、该列表的哪个位置，一定要按照自己的习惯来。

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当你给这个地址发邮件后，要不了几秒就会生成卡片，并按以下方式格式化邮件内容：

• 电子邮件的主题即任务卡的标题。
• 电子邮件正文即任务卡的描述。
• 电子邮件中的附件即任务卡的附件。
  

3、在任务卡中添加截止日期
设定截止日期是我工作流程中的一个重要部分，因为如果不这样做，我总是会为这一个没有期限的任务焦虑。随时能在Trello看板上即将DDL的任务，是我平息这种焦虑的有效方法。
点击进入任务卡并在右侧选择Due Date（到期日），然后你就可以选择截止日期和时间。

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保存到期日后，任务卡上会出现一个带有到期日的色块，不同颜色代表不同含义：

• 浅灰色——距离到期日还有24小时以上。
• 黄色——距离DDL不到24小时。
• 红色——已过DDL确定的时间点，该颜色将保持24小时。
• 淡粉色——已经超过DDL一天。
• 绿色——任务已完成。
  

我发现这些色块很有用，它可以直观地显示哪些任务即将到期，以及我完成了哪些任务。
Trello具有各种各样的功能。以上就是我从Marc Andreessen那里偷来为我所用的工作流程配置。对我来说，这是一个极好的生产力的提升。
我建议你基于我使用Trello的方法，自己动手做一次个人效率实验，它确实是一个强大的工具。